广东技术师范学院综合档案查阅利用指南

         一、综合档案室分布情况
        综合档案室隶属于学校办公室。根据学校的整体布局，目前学校综合档案室分布在四个校区，即校本部综合档案室、西校区综合档案室、南校区综合档案室、北校区综合档案室，统称广东技术师范学院综合档案室。
       1.校本部综合档案室地址：广州市天河区中山大道293号 办公楼五楼512室；联系人：肖少芬；电话（020）38256603；电子邮箱：das@gdin.edu.cn。
       2.西校区综合档案室地址：广州市天河区龙口西路576号 综合楼2F；联系人：程靖；电话：（020）38826132。
       3.南校区综合档案室地址：广州市海珠区怡乐路71号 办公楼一楼110房；联系人：杨玉春；电话：（020）34224895。
       4.北校区综合档案室地址：广州市越秀区广园西路183号 办公楼二楼221室；联系人：叶少薇；电话：（020）86398601。
      二、各校区综合档案保管情况
        1.校本部综合档案室保管建校以来及并校后新产生的综合档案材料和“广东技术师范学院综合档案室”印章。
        2.2002年广东省机械学校并入广东技术师范学院前的综合档案材料，保存在西校区综合档案室，并校后的综合档案材料保存在校本部综合档案室。
        3.2002年广东省财贸管理干部学院并入广东经济管理学院前的档案材料，保存在北校区综合档案室；上述两校合并后的档案材料保存在南校区综合档案室。
        4.2005年广东省经济管理干部学院、广东省财贸管理干部学院并入广东技术师范学院前的综合档案材料，保存在南校区综合档案室；并入广东技术师范学院后新产生的档案材料，保存在校本部综合档案室。

       三、综合档案查阅利用制度（节选）
        根据《中华人民共和国档案法》及《广东技术师范学院综合档案管理规定》（广师院[2007]285号）等有关法律、法规的规定，经综合整理，节选下列制度，以方便档案利用者查阅学校有关档案：
       1.学校的档案资料主要为学校及社会服务，查阅档案必须严格履行登记手续，一般应当在档案阅览室查阅。如确需借出时，必须办理借阅手续，限期归还（一般不超过15天）。凡借出的档案材料，必须按要求如数归还，不得有缺少、损毁和涂改现象，违者按国家有关档案法规处理。
       2.查阅已公布的开放的档案材料，学校师生员工凭工作证、学生证；校外人员须持有单位介绍信（写明查阅问题、目的）和本人工作证或身份证，履行登记手续后方能调阅。
       3.学校各部门人员调阅档案，原则上只能调阅本单位形成的卷宗以及可以公开的普发性文件。如确需调阅其他单位形成的档案，须写明查阅目的和查档内容，经档案形成部门负责人和综合档案室主任批准方能调阅。
       4.凡调阅党委会议记录、校长办公会议记录、绝密档案材料、有密级的上级文件以及超越原文件规定阅读范围的档案，应由本单位负责人提出查阅申请，经报请党委书记或校长审批后，限定性的阅读有关内容，不得带出综合档案室，不得抄摘。如确因工作需要摘抄时，摘抄稿限期交给综合档案室注销。
        5.凡调阅有关人员的处分、处理材料，属于一般干部、职工、学生和科级干部的，须经校办主任或档案形成部门负责人批准；属处级干部的须经党委书记或校长批准。